Du Lịch Civilis Là Gì Ở Đâu Ở Florida Philippines

Các mối quan hệ nghề nghiệp của nghiệp vụ hướng dẫn du lịch

Thuyết minh các tuyến điểm trên xe

Nghiệp vụ thuyết minh về các điểm đến tham quan trên xe

Để du khách làm quen trước địa điểm sẽ đến tham quan, hướng dẫn du lịch sẽ thực hiện công việc thuyết minh về các điểm đặc trưng của điểm đến. Trong đó, tư thế thuyết minh trên xe cần phải nghiêm chỉnh, không thuyết minh quá vội vàng, giọng đọc truyền cảm, mạch lạc để tạo cảm giác thoải mái và được tôn trọng. Ngoài ra, hướng dẫn du lịch có thể tạo ấn tượng cho phần thuyết minh bằng các hình thức làm thơ hay bài hát,…thu hút sự chú ý của du khách.

Mối quan hệ nghiệp vụ giữa hướng dẫn viên và người dân địa phương

Mối quan hệ giữa người dân địa phương và hướng dẫn du lịch

Đối với những chương trình du lịch liên quan đến quá trình tham quan, tìm hiểu văn hóa lịch sử, nét đặc trưng của địa phương thì thường được gọi với khái niệm là du lịch cộng đồng. Trong đó, người dân địa phương có tác động lớn đến sự phát triển du lịch, quyết định thành công và tính bền vững của các hoạt động du lịch tại địa phương. Do đó, mối quan hệ giữa hướng dẫn du lịch và người dân địa phương có sự gắn kết chặt chẽ với nhau.

Mối quan hệ nghiệp vụ giữa hướng dẫn viên và du khách

Mối quan hệ giữa khách du lịch và hướng dẫn du lịch

Về mối quan hệ nghiệp vụ hướng dẫn du lịch với du khách thực chất là quan hệ kinh tế giữa 3 bên bao gồm: du khách (người mua dịch vụ), công ty lữ hành (người bán dịch vụ) và hướng dẫn du lịch (người đại diện cho đơn vị lữ hành thực hiện dịch vụ). Điều này có nghĩa là hướng dẫn du lịch có trách nhiệm phục vụ du khách dựa theo chương trình du lịch đã lên kế hoạch và thỏa thuận từ trước. Có thể nói, khách du lịch là người “nuôi sống” doanh nghiệp lữ hành và là người trả lương cho hướng dẫn du lịch. Đây là mối quan hệ quan trọng, quyết định sự thành bại của doanh nghiệp lữ hành, cần phải được xây dựng tốt để làm hài lòng du khách cũng như tăng cơ hội phát triển của công ty và nghề hướng dẫn du lịch.

Giai đoạn trước khi thực hiện chương trình du lịch

Công việc cần làm trong giai đoạn trước chuyến đi tour

Các công việc trong giai đoạn trước chuyến đi du lịch vô cùng quan trọng, cần thực hiện tỉ mỉ nhằm đảm bảo hành trình du lịch của du khách diễn ra thuận lợi, suôn sẻ. Cụ thể, hướng dẫn viên sẽ tiến hành nhận bàn giao hồ sơ, chuẩn bị cho việc phục vụ khách hàng và chuẩn bị hành trang cá nhân.

Hướng dẫn viên cần phải liên hệ đến phòng điều hành của công ty lữ hành để tiến hành nhận bàn giao hồ sơ chi tiết chương trình du lịch của đoàn. Với sự phát triển công nghệ hiện đại ngày nay, một số công ty sẽ đầu tư các ứng dụng phần mềm quản lý tiện ích để bàn giao công việc cho hướng dẫn viên trực tuyến, giúp tối ưu hiệu suất công việc.

Thông thường, hướng dẫn du lịch sẽ thực hiện công việc tìm hiểu trước những thông tin cơ bản về khách hàng như: họ tên, nơi sống, độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, số lượng,… Đây đều là những thông tin giúp hướng dẫn viên có thể chuẩn bị tài liệu hướng dẫn, nắm bắt sơ bộ tâm lý khách hàng để phục vụ đoàn khách du lịch tốt nhất.

Việc chuẩn bị hành lý cá nhân cho chuyến đi sẽ được sắp xếp dựa theo đặc điểm của chương trình du lịch. Trong đó, những vật dụng hay đồ đạc trong hành lý cần phải phù hợp với chương trình, đảm bảo tính gọn gàng và đầy đủ, thể hiện sự chuyên nghiệp của một hướng dẫn du lịch.

Giai đoạn trong chuyến đi là giai đoạn thực hiện nhiều công việc nhất, yêu cầu nghiệp vụ hướng dẫn du lịch chuyên nghiệp, hướng dẫn viên tập trung, linh hoạt và nhạy bén, hạn chế tối đa những tình huống bị động. Cụ thể, những công việc chính trong giai đoạn này bao gồm: đón du khách, thực hiện lời chào đoàn, thực hiện chương trình du lịch theo lịch trình và phối hợp phục vụ đoàn khách tại cơ sở cư trú.

Đón đoàn khách du lịch là công việc đầu tiên của hướng dẫn viên trong quy trình chuyến đi. Thời điểm đón đoàn là lần gặp gỡ, tiếp xúc trực tiếp đầu tiên, nó có ảnh hưởng rất sâu sắc đến mối quan hệ giữa hướng dẫn viên và đoàn khách, góp phần rất lớn vào độ thành bại của chuyến đi. Vì lẽ đó, hướng dẫn viên cần có sự thận trọng và linh hoạt trong cách ứng xử với đoàn khách. Hướng dẫn viên cần tạo ấn tượng tốt ngay lần đầu tiếp xúc với đoàn khách.

Khi hành khách đã lên xe và ổn định chỗ ngồi, người hướng dẫn sẽ làm quen với trưởng đoàn, quan sát đoàn khách cũng như lựa chọn thời điểm thích hợp để thực hiện lời chào đoàn. Thông thường, lời chào đoàn sẽ được thực hiện khi nhận thấy khách du lịch đã sẵn sàng lắng nghe và diễn ra không quá lâu từ khi xe lăn bánh.

Hướng dẫn du lịch sẽ tiến hành thực đầy đủ theo lịch trình của chương trình tham quan xuyên suốt quá trình du lịch của đoàn khách. Cụ thể, những công việc của người hướng dẫn bao gồm: giới thiệu, thuyết minh điểm đến, quản lý đoàn, trả lời câu hỏi của du khách,… Đặc biệt, một trong những yêu cầu tối thiểu đối với hướng dẫn du lịch là phải có khả năng quan sát nhạy bén và linh hoạt để xử lý tốt các vấn đề phát sinh trong suốt chuyến đi.

Nhiệm vụ của hướng dẫn du lịch phải đảm bảo chỗ ăn, ngủ, nghỉ ngơi của đoàn khách du lịch được chỉn chu và thoải mái nhất. Do đó, người hướng dẫn sẽ thường xuyên làm việc với các cơ sở lưu trú. Để phối hợp tốt phục vụ khách du lịch tốt nhất tại các điểm lưu trú, hướng dẫn du lịch phải nắm vững những kiến thức bao gồm:

Mối quan hệ nghiệp vụ giữa hướng dẫn viên và hướng dẫn viên đồng nghiệp

Thông thường trong chuyến đi tour, hướng dẫn du lịch sẽ phối hợp làm việc với hướng dẫn du lịch địa phương, tại điểm hoặc những hướng dẫn du lịch khác khi phục vụ đoàn khách đi du lịch bằng tàu biển, MICE. Bên cạnh đó, hướng dẫn du lịch cũng có thể kết giao với những người bạn hướng dẫn du lịch mới hoặc đồng nghiệp đang làm việc tại đơn vị lữ hành khác. Có thể nói, đây là mối quan hệ vừa phối hợp bổ trợ lẫn nhau, vừa cạnh tranh với nhau trong công việc.

Giai đoạn sau khi kết thúc chương trình du lịch

Nghiệp vụ hướng dẫn du lịch sau khi kết thúc chuyến đi tour

Giai đoạn sau chuyến đi của quy trình nghiệp vụ du lịch là giai đoạn tổng kết lại kết quả của chương trình du lịch, rút kinh nghiệm cũng như quyết toán các khoản chi phí. Dưới đây là những công việc hướng dẫn du lịch cần phải làm sau khi kết thúc chuyến đi:

Hướng dẫn du lịch sẽ thực hiện công việc báo cáo đoàn và họp rút kinh nghiệm sau khi kết thúc chương trình du lịch. Trong đó, các hình thức và biểu mẫu báo cáo sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy định của mỗi công ty như: báo cáo miệng, báo cáo trực tuyến,… Thông thường, báo cáo sẽ được nộp trong vòng từ 1 – 3 ngày với những nội dung trình bày về việc thực hiện chương trình du lịch như:

Nghiệp vụ hướng dẫn du lịch bao gồm việc thực hiện công việc quyết toán những khoản chi của đoàn du lịch theo mẫu quy định và gửi cho phòng điều hành, phòng kinh doanh hoặc phòng kế toán trong thời gian quy định của công ty. Hiện nay, một số công ty có áp dụng hình thức quyết toán online (trực tuyến) để hỗ trợ quy trình xử lý công việc được nhanh chóng, chặt chẽ hơn.

Về nội dung của bảng báo cáo quyết toán chi phí sẽ được trình bày chi tiết và rõ ràng các khoản phí, kèm với các biên lai, hóa đơn, chứng từ ký nhận dịch vụ, vé tham quan, vé tàu xe,… để chứng minh. Đặc biệt, hướng dẫn du lịch cần lưu ý về nguyên tắc tài chính: “có hóa đơn mới thanh toán”. Điều này có nghĩa là hóa đơn nhận thanh toán sử dụng dịch vụ trong quá trình du lịch phải hợp lệ để có cơ sở quyết toán với đơn vị lữ hành sau khi kết thúc chương trình.