Quy Trình Nhập Xuất Kho Hàng Hóa

Mỗi mô hình lưu trữ hàng hóa, nguyên vật liệu sẽ có quy trình xuất nhập kho hàng hóa khác nhau. Quy trình đơn giản, khoa học sẽ giúp cho việc xuất nhập hàng được diễn ra nhanh chóng mà vẫn đảm bảo không có sơ sót. Đó là mong muốn của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Bước 2. Sắp xếp lại hàng hóa trong kho

Sau khi nhận được thông báo, quản kho tổ chức sắp xếp và dọn dẹp khu vực lưu trữ. Các nguyên tắc như FIFO (nhập trước xuất trước) hoặc LIFO (nhập sau xuất trước) có thể được áp dụng để tối ưu hóa không gian và quản lý hàng hóa hiệu quả hơn.

Quy trình quản lý nhập kho hàng hóa

Thông thường hoạt động nhập kho sẽ bao gồm hai loại chính. Đó là nhập kho hàng hóa thành phẩm, hoặc nhập kho nguyên vật liệu. Nên chúng ta sẽ có 2 quy trình nhập kho hàng hóa như sau

Nhân viên phụ trách nhập kho hoặc người mua hàng sẽ lập mẫu yêu cầu nhập kho.

Sau đó, chuyển cho kế toán để thông báo về thời gian nhập, loại hàng và số lượng cụ thể sẽ nhập.

Bộ phận kế toán khi nhận được phiếu yêu cầu, sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu thành sẽ được lập thành nhiều liên cho nhiều bộ phận giám sát.

Thông thường là 3 liên. Sau đó chuyển phiếu này xuống cho kho.

Khi đã có phiếu nhập kho, nhân viên mua hàng (nhân viên nhập kho) sẽ chuyển hàng hóa cho nhân sự kho (thường là thủ kho).

Hai bên sẽ tiến hành kiểm đếm số lượng, chất lượng trước khi cho nhập kho. Nếu phát hiện dư hoặc thiếu, hoặc sản phẩm bị lỗi sẽ lập tức lập biên bản và báo lại với quản lý cấp trên.

Sau đó đưa ra phương án xử lý tương ứng.

Nếu không có bất thường gì, đủ lượng và hàng hóa đủ tiêu chuẩn nhập kho, thủ kho và người nhập kho sẽ ký nhận trên phiếu nhập kho.

Sau đó, lưu lại một liên để ghi thẻ kho, một liên giao cho người nhập hàng, và một liên gửi lại cho kế toán để lưu vào sổ theo dõi xuất nhập kho.

Kế toán sẽ cập nhật thông tin về số lượng hàng hóa vào cơ sở dữ liệu. Phục vụ cho hoạt động kiểm kê và hạch toán hàng hóa nhập kho.

Bất kỳ bộ phận nào của doanh nghiệp cần nhập nguyên vật liệu sẽ tiến hành thông báo kế hoạch tới những bộ phận liên quan chịu trách nhiệm.

Kho hàng có nhiệm vụ cập nhật thông tin và bố trí nhân sự phù hợp.

Thủ kho hoặc nhân viên kho phụ trách quy trình xuất nhập kho hàng hoá sẽ căn cứ vào phiếu đề nghị nhập hàng hoặc đơn đặt hàng và đối chiếu đầu vào.

Xem xét số lượng và chất lượng nguyên vật liệu nhập vào có đảm bảo đủ chuẩn hay không.

Sau khi kiểm tra nguyên vật liệu nhập hoàn tất và không có gì bất thường, toàn bộ phiếu yêu cầu nhập và giấy tờ liên quan sẽ chuyển sang cho kế toán để đối chiếu lại một lần nữa. Sau đó sẽ in phiếu nhập kho.

Thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. Tùy vào tính chất và đặc điểm của nguyên vật liệu mà sắp xếp vào khu vực phù hợp.

Thông tin của nguyên vật liệu sau đó cần được cập nhật vào thẻ kho và hệ thống dữ liệu kho hàng.

Quy trình quản lý xuất kho hàng hóa

Khác với quy trình nhập kho, quy trình xuất kho hàng hóa không có sự phân loại giữa hàng thành phẩm và nguyên vật liệu.

Mọi hoạt động xuất hàng sẽ được thực hiện theo các bước như sau

Khi bộ phận nào đó của doanh nghiệp cần sử dụng hàng hóa, nguyên vật liệu, thì sẽ viết yêu cầu xuất kho. Doanh nghiệp cần soạn sẵn mẫu yêu cầu xuất kho và phổ biến tới các bộ phận.

Thông tin yêu cầu xuất hàng sẽ được chuyển tới bộ phận kế toán và kho.

Lúc này người phụ trách quản lý hàng hóa sẽ kiểm tra tình trạng hàng tồn (người này có thể là kế toán hoặc thủ kho – tùy thuộc phân công nhiệm vụ của doanh nghiệp).

Nếu còn hàng thì tiến hành lập phiếu xuất kho. Nếu hết hàng hoặc không đủ số lượng yêu cầu, thì báo lại với với đơn vị đề xuất.

Nếu không có vấn đề gì phát sinh và hàng hóa đủ tiêu chuẩn, số lượng xuất hàng, phiếu xuất kho sẽ được chuyển cho kế toán. Kế toán làm phiếu xuất kho và chuyển phiếu này cho Thủ kho.

Phiếu xuất kho cần lập thành tối thiểu 2 liên. Một liên lưu tại sổ xuất nhập kho do kế toán giữ, một liên thủ kho giữ và một liên giao cho đơn vị tiếp nhận.

Thủ kho khi nhận được phiếu xuất kho sẽ thực hiện soạn hàng theo phiếu xuất.

Khi hàng đã chuẩn bị sẵn sàng thì thủ kho và đại diện của đơn vị yêu cầu tiến hành kiểm đếm một lần nữa.

Tiếp đó, đại diện đơn vị tiếp nhận hàng hóa ký nhận vào phiếu xuất, giữ 1 liên để đối chiếu.

Thủ kho có nhiệm vụ ghi lại thẻ kho, nhận lại giấy yêu cầu xuất kho từ đơn vị đề xuất, và chuyển liên phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký cho kế toán.

Kế toán ghi vào sổ kho và cập nhật thông tin hàng xuất vào hệ thống dữ liệu kho.

Nếu doanh nghiệp có nhiều kho đang vận hành và muốn chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu từ kho này sang kho khác để thuận tiện cho việc lưu trữ, quản lý, giao nhận hàng.

Thì cũng cần thực hiện theo các bước như trên để đảm bảo tính chặt chẽ và không xảy ra thiếu sót.

[11 Nguyên tắc] Quản lý kho hàng đạt hiệu quả cao nhất

Vòng quay hàng tồn kho và Công thức tính đơn giản nhất

Trên đây là quy trình xuất nhập kho hàng hóa mẫu cơ bản có thể áp dụng được cho nhiều ngành hàng. Tuy nhiên sẽ mang tính chung chung. Vì thế để sát sao hơn với doanh nghiệp của mình, bạn có thể tùy chỉnh các bước và phân quyền cho các bộ phận sao cho logic nhất.

Quy trình nhập hàng vào kho là một bước quan trọng trong quản lý kho cả khi đi thuê kho của doanh nghiệp. Quy trình nhập kho đảm bảo rằng hàng hóa được nhập vào kho đúng số lượng, chất lượng và đúng thời gian từ đó đơn giản hóa khâu làm việc với đơn vị cho thuê kho.

Dưới đây là quy trình nhập hàng vào kho mà một doanh nghiệp nên áp dụng để đảm bảo quản lý kho hiệu quả..

Bước 3. Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa nhập kho

Khi hàng hóa được chuyển đến, thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng dựa trên:

Nếu phát hiện sai lệch hoặc hư hỏng, thủ kho cần lập biên bản báo cáo cho Ban Giám đốc để kịp thời xử lý.

Tầm quan trọng của quy trình xuất nhập kho hàng hóa

Quy trình xuất nhập kho hàng hóa được các nhà quản lý đặc biệt quan tâm. Đó là thứ tự, trình tự để tiến hành các hoạt động nhập hàng và xuất hàng.

Quy trình này được xem là bắt buộc và cần tuân thủ nghiêm ngặt. Bởi nếu một khâu nào đó trong quy trình bị “bẻ gãy”, hoặc nhân viên làm thiếu sót sẽ dễ dẫn đến tình trạng hư hỏng, mất mát hàng hóa, chênh lệch giữa thực tế và sổ sách, kiểm kê vất vả,…

Xây dựng một quy trình quản lý nhập xuất hàng khoa học mang tới nhiều điều tuyệt vời mà doanh nghiệp không nên bỏ qua.

Dưới đây là những lợi ích tiêu biểu của một quy trình xuất nhập kho hàng hóa phù hợp:

Quy trình nhập kho khi khách hàng thuê kho tại Eimskip

1. Trước ngày nhập kho Khách hàng: Gửi kế hoạch

Bộ phận chứng từ Eimskip: Thông báo bằng email thời gian dự kiến nhập kho, biểu mẫu yêu cầu nhập kho và đăng ký số cont/ xe tải.

Bước 1: Bộ phận vận hành kho Eimskip kiểm tra số thông tin phương tiện vận chuyển: chụp ảnh số cont/seal, đo nhiệt độ bề mặt hàng khi mở cửa, tình trạng ngoại quan hàng hóa, … (dựa trên biểu mẫu Phiếu yêu cầu nhập kho)

- Bộ phận vận hành kho Eimskip: Kiểm đếm, ghi nhận hàng thực tế theo biểu mẫu Phiếu yêu cầu nhập kho: mã hàng, HSD, số lot, size, …

Tem nhãn, mã vạch xếp quay quay ra ngoài

Đối với trường hợp hàng mẫu thì để vào thùng tách riêng và cân ký

- Bộ phận chứng từ Eimskip: Tạo phiếu ASN và phân bố vị trí (theo quy định), in tem giao cho bộ phận vận hành kho.

Bước 3: Kiểm đếm và dỡ hàng lên pallet

Kiểm tra số lượng, mô tả, lot NSX//HSD, size, …

Bước 4: Kiểm  đếm  hàng  tại phòng đệm:

-  Bộ phận vận hành kho Eimskip: Kiểm tra lại số  lượng, mô tả, NSX/HSD, số Lot(lô), kích thước (size), số cân,…trước khi dán nhãn Pallet Details.

- Bộ phận chứng từ Eimskip: Kiểm tra, đối chiếu  và  nhập  số  liệu theo thông tin phiếu kiểm thực tế (số cân đồng nhất hoặc số cân trung bình)

Bước 5: Bộ phận vận hành kho chuyển hàng vào vị trí kho lưu trữ gọn gàng

3. Sau ngày nhập kho: Gửi báo cáo đến khách hàng

Bộ phận chứng từ Eimskip: Gửi báo cáo cho khách hàng bao gồm

+ Báo cáo chất lượng hàng bất thường (nếu có)

Thực hiện lưu trữ hồ sơ nhập hàng theo quy định

Khách hàng: Kiểm tra báo cáo và phản hồi

Xem chi tiết tại lưu đồ quy trình nhập kho hàng hóa (sơ đồ nhập kho hàng hóa) tại Eimskip:

Hy vọng rằng quy trình nhập kho tại Eimskip giúp bạn hiểu hơn về quy trình vận hành kho của chúng tôi. Và qua bài viết này đem đến kinh nghiệm về quy trình nhập kho hàng hóa (sơ đồ nhập kho hàng hóa) khi đi thuê ngoài.

Tìm hiểu thêm về dịch vụ thuê kho bãi vị trí đẹp của chúng tôi hoặc nhận báo giá thuê kho ưu đãi dành riêng cho khách hàng đăng ký trên website

Địa chỉ: Số 96 Cao Thắng, Phường 4, Quận 3, TP.HCM

Hotline: 091-922 6984| Hoạt động: 8:00 - 17:30

Quy trình xuất nhập kho đóng vai trò then chốt trong việc quản lý hàng hóa của mỗi doanh nghiệp. Đây là một chuỗi các bước được thực hiện một cách đồng bộ và hệ thống, nhằm đảm bảo việc nhập và xuất hàng diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và dễ dàng theo dõi. Bài viết này của Arito sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình xuất nhập kho và tầm quan trọng của nó đối với hiệu quả quản lý kho hàng.